Non basta avere grandi qualità, bisogna anche saperle amministrare (Francois de La Rochefoucauld).

 

Iniziamo da questa citazione che ci piace tanto per la sua attinenza al tema di oggi: Software Gestione Commesse per semplificare e ottimizzare la produzione su commessa.

Per molte PMI italiane, ormai, la produzione su commessa sta diventando una realtà sempre più frequente e consolidata, ma allo stesso un po’ più complessa da gestire rispetto alla produzione in serie.

A questo proposito, per agevolare le procedure e per tener testa alla competizione, anche le piccole e medie imprese si stanno svegliando e dotando di soluzioni digitali (ERP) capaci di gestire la produzione di commessa.

Del resto, lo scenario dei prossimi 10 anni mette in luce, come pure confermano gli esperti, che le tecnologie stravolgeranno il modo di vivere e lavorare, rivoluzionando i settori pilastro dell’economia mondiale: informazione, energia, cibo, trasporti e produzione di materiali.

Il cambiamento è già in corso e avrà un impatto enorme sull’intero sistema imprenditoriale.

Vediamo, allora, quali sono le caratteristiche che dovrebbe avere il software gestione commesse per rispondere alle esigenze aziendali attuali, e soprattutto future.

 

Prima di tutto: cosa significa lavorare su commessa?

Il concetto essenziale è quello che si lavora su richieste specifiche dei clienti, su prodotti unici, personalizzati e non in serie.

Queste personalizzazioni complicano i processi, rendendoli più strutturati secondo la vendita, la progettazione customizzata, l’approvvigionamento, la produzione, e soggetti a determinate incognite, ancor più quando si devono gestire più commesse in contemporanea.
Tutto questo alla luce della necessaria gestione dei costi per misurare la redditività di ogni commessa, tenendo conto che si sta producendo un bene con caratteristiche particolari, uniche, e che quindi comporta processi diversi.

Malgrado ciò, il modello produttivo non ripetitivo ha i suoi vantaggi, tra i quali l’eliminazione delle giacenze di magazzino e dell’invenduto tipico della produzione in serie.

 

I problemi della produzione su commessa

Come premesso, operare su una commessa con una produzione personalizzata e orientata al cliente, quindi produrre su richiesta, implica una gestione più complessa e articolata, una gestione che deve puntare a essere quanto più fluida e flessibile per evitare sovraccarichi rispetto alle capacità produttive.

I fattori che possono diventare critici in questo modello di produzione sono diversi, e vanno dai tempi di produzione alla preventivazione, al controllo del processo produttivo, al rispetto dei tempi, alla gestione monitoraggio dei costi.

 

Ma facciamo esempi più precisi:

– non è possibile programmare la quantità da produrre perché questa dipende dalla vendita

– difficilmente si può programmare l’approvvigionamento perché i prodotti sono customizzati e quindi gli acquisti avvengono in modo mirato

ci sono vincoli da rispettare (es: la data di consegna) che pongono vincoli anche nelle altre fasi (es: approvvigionamento, spedizione…).

Il fattore “gestione dei tempi di produzione” per forza di cose si distingue dalla produzione in serie, perché in quella su commessa abbiamo già concordato la scadenza per la consegna del prodotto sulla base di una valutazione realistica.

Stesso dicasi per la definizione dei costi di produzione, dove nella produzione di commessa è necessaria un’analisi preventiva dei costi al fine di presentare preventivi personalizzati.

Insomma, è chiaro quanto sia tutto più complicato.

 

Ottimizzare la produzione su commessa con un software gestionale

Stando a quanto premesso, quindi, risulta ovvia la conclusione: la necessaria adozione di strumenti software gestionali, ERP, che aiutino a mappare tutto il processo produttivo, dalla fase di preventivazione alla fase di valutazione della redditività, e ad avere il margine sulla singola commessa.

Con un gestionale completo di funzioni ad hoc possiamo controllare i costi diretti e indiretti di ogni singolo progetto, di costi di magazzino, di acquisto, i costi per interventi di vario tipo, e fare delle stime preventive commerciali su quello che conviene e non conviene.

Queste sono solo delle “pillole” che possiamo considerare rispetto alle grandi potenzialità di un software gestione commesse.

Entrando nel dettaglio possiamo conoscere, anzi scoprire, un mondo di funzioni inimmaginabili e potenziabili grazie all’aggiunta di moduli integrativi all’ERP aziendale.

Eccoci al dunque: quali caratteristiche deve avere il software per gestire al meglio la produzione su commessa?

 

Come deve essere un Software Gestione Commesse?

Non esiste una soluzione ERP che possa funzionare per tutti allo stesso modo, ma esistono i gestionali capaci di adattarsi a realtà multiple e diverse, capaci di “espandersi” per includere le app, o i moduli, che ci fanno più comodo. Ma che soprattutto offrano strumenti che integrino tra loro i diversi processi aziendali.

 

Quindi, il software deve

– includere funzionalità per gestire la commessa in ogni sua fase: preventivi, progettazione, approvvigionamento delle materie prime, elaborazione ordini e gestione contratti, schedulazione, tempi di produzione, Stato Avanzamento Lavori, controllo di costi e marginalità della singola commessa

– incrociare i dati provenienti da ogni altra area aziendale: marketing, gestione magazzino e giacenze, logistica e approvvigionamento delle materie prime, ecc.

– permettere di mantenere il controllo dei costi di un progetto rispetto al budget preventivato.

 

Dimentichiamo qualcosa? Contattaci per una consulenza diretta e gratuita con noi di Projest per entrare nel dettaglio.

 

In sostanza, il gestionale dovrebbe garantire un ecosistema integrato che includa tutte le attività aziendali, incrociando i dati provenienti da ogni area: produzione, vendite, acquisti e magazzino e contabilità. E che lasci sempre aperta la possibilità di avere una visione mappata e completa del tutto per correggere il tiro.

 

Modulo Gestione Progetti di Business Central Dynamics 365 di Microsoft

In risposta alle tante domande in fase di consulenza che ci rivolgono le PMI italiane negli ultimi tempi, e che stanno aumentando esponenzialmente, vogliamo lasciarvi con una breve recensione del modulo Gestione Progetti di Dynamics 365 Business Central.

Il modulo è trasversale a più esigenze, ossia è adatto alle aziende di produzione, che producono su commessa, alle attività di servizi e, infine, a quelle che realizzano progetti.

Ricordiamo che Dynamics 365 fa parte dell’ecosistema Microsoft e che, quindi, si integra con tutti gli altri strumenti della casa madre, come per esempio Microsoft 365 (il nuovo Office 365). Inoltre, offre anche un CRM per gestire la prevendita, i contatti e il marketing.

Per quanto riguarda la funzione di gestione commesse, il modulo permette di monitorare in tempo reale tutti gli aspetti legati alla produzione: dallo stato della commessa alle risorse impiegate, fino alla movimentazione dei prodotti realizzati.

A oggi risulta essere l’ERP migliore per ogni tipo di azienda. Non a caso Gartner, la famosa società che si occupa di consulenza strategica, ricerca e analisi nel campo della tecnologia dell’informazione​​, lo conferma da anni nel suo Quadrante Magico.

Non amiamo usare la parola “leader” senza spiegarne le ragioni, nel concreto, ma in questo caso stiamo solo condividendo le dichiarazioni della società stessa che definisce Microsoft leader.

 

Potresti aver bisogno di chiedere altre informazioni sul software gestione commesse. Se così fosse, contattaci pure senza esitare per una prima consulenza gratuita con noi.