I software di collaborazione aziendale stanno spopolando in questi ultimi tempi, da un lato perché la digitalizzazione universale sollecita la crescita tecnologica anche nelle aziende più ritrose, dall’altro spinge il bisogno di adeguarsi alle nuove modalità di lavoro a distanza, volenti o nolenti.

È opinione diffusa – e condividiamo a pieno – che a prescindere dalla risoluzione in tempi più o meno brevi dell’emergenza sanitaria, piccole e medie aziende (quelle ancora poco digitalizzate) non possano arrestare le loro attività a causa di qualsiasi fattore esterno.

Che sia poi un problema sanitario o di altra natura, poco importa, il fermo paralizza l’economia, arresta la crescita, alimenta la disoccupazione e l’impoverimento generale. E queste conclusioni sono lampanti.

Detto questo, tra gli incentivi statali e la propaganda cui si sta assistendo, tra le diatribe sullo smart working e la necessità di evolversi, la questione più importante, è capire cosa ci si fa con un software di collaborazione aziendale. Qual è la sua vera utilità pratica. Perché e in che modo le aziende ne traggono beneficio.

Ma soprattutto bisogna pure capire quale software è più adatto per agevolare realmente l’organizzazione interna ed esterna, perché le proposte sono tante, ma abbracciarle con la benda sugli occhi è poco fruttuoso, se non deleterio.

 

Se non incentivi l’inclusione, non aspettarti la collaborazione

Cosa vuol dire?

In azienda si tende a dare molta importanza ai clienti, essendo loro i fruitori di prodotti e servizi che vogliamo vendere.

Ok, giusto, ma bisogna pensare che se non curiamo bene prima la comunicazione interna, se non siamo allineati e tutti coinvolti – in piena armonia di intenti e nella totale condivisione – da un progetto che riguarda più persone e diversi reparti, le conseguenze si riflettono sulla produttività e sul rapporto finale con i clienti.

Per funzionare un’azienda ha bisogno che tutti parlino e comprendano lo stesso linguaggio, che tutti possano partecipare alla comunicazione aziendale, e che questa sia sempre fluida e accessibile. Ha bisogno che tutti lavorino allo stesso progetto senza discrepanze.

Semplificare la comunicazione, accorciare i tempi sul lungo giro di email, ridurre i tempi morti, le risposte mancate e i flussi a singhiozzo, significa mettere le persone in condizione di lavorare e collaborare in modo dinamico, a maggior ragione quando c’è la distanza di mezzo.

Abbiamo i mezzi, tecnologie universalmente funzionanti… usiamole!

In caso contrario, una comunicazione parziale o raffazzonata danneggia l’azienda che lamenta dipendenti lenti, inefficienti, demotivati e poco collaborativi. In realtà, spesso dietro questi “atteggiamenti” c’è solo l’incapacità di mantenere coesione e connessione. C’è lo stress che sopraggiunge quando anche risolvere un piccolo problema diventa un’ardua impresa.

L’obiettivo primario di un’azienda dovrebbe essere quello di adottare soluzioni fruibili in tutti i contesti e senza problemi di compatibilità.

Il lavoro a distanza – che sia un lavoro nato da remoto o che sia uno smart working che include la collaborazione da casa (oltre che in ufficio) – richiede per forza di cose strumenti dinamici che agevolino chiarezza, continuità e prontezza nella comunicazione e nella condivisione di dati, documenti e progetti.

Ecco perché aumenta la necessità di un software per lavorare in team, sebbene sia ancora poco matura la conoscenza della tecnologia.

Anche per quanto riguarda la gestione dei clienti, la customer care, il punto di forza di una piattaforma di collaborazione è quello di permettere un contatto a distanza e in tempo reale, in ogni momento.

Lo stesso discorso vale per i rapporti con fornitori, collaboratori esterni, partner in affari, che possono essere anche in altre regioni o paesi del mondo. Gli strumenti di collaborazione usati in ambito aziendale accorciano le distanze e rendono possibili anche incontri virtuali oltreoceano… 

 

Il software di collaborazione aziendale migliore? Quello semplice ma potente (che consente davvero di fare tutto da remoto)

Allora, “lavoro da remoto” è una locuzione che sentiamo ripetere di continuo. E in questo momento non è una questione di moda, ma una necessità. Si confonde con smart working, che in realtà riguarda la modalità di lavoro ibrida, ma pur sempre di lavoro a distanza si tratta in entrambi i casi.

Cosa succede quando qualcosa diventa protagonista della scena popolare? Che si scivola rapidamente nella “retorica”, che tanto rumore generi anche tanta confusione.

Nella corsa alla digitalizzazione ora tutti vogliono mettersi al pari degli altri già avanti, e che hanno affrontato il periodo nero con maggiore disinvoltura senza riportare danni o ammaccature. E ora tutti cercano la soluzione digitale che alla prossima non lasci a piedi nessuno.

Proprio in questo momento, invece, è molto importante farsi una propria cultura tecnologica, per quanto possibile, ma quanto basta per avere le idee chiare e per imparare a distinguere cosa funziona per la tua azienda da cosa è inutile.

Come promette il titolo di questo paragrafo, quello che bisogna sapere è che il software di collaborazione aziendale per dirsi tale non deve complicare la vita ma agevolarla.

Gli strumenti migliori sono anche quelli più semplici da usare, ma attenzione – potenti – nel senso che ci si può fare davvero tutto da remoto.

 

Cosa puoi fare con una piattaforma di collaborazione aziendale?

Be’ tanto per dirne una, puoi garantire assistenza remota ai tuoi clienti.

Noi, durante il lockdown siamo riusciti a garantire assistenza remota e formazione a distanza ai nostri clienti, grazie a Microsoft Teams – la piattaforma all’interno di Office 365 che oggi ha cambiato nome e si chiama Microsoft 365.

Fare le call con Microsoft Teams per le dimostrazioni tecniche dei prodotti, tramite videocall, ci ha permesso di proseguire con il lavoro, di maturare altri contatti proprio in un momento così delicato come quello del distanziamento sociale. 

E anzi, mettendola su un piano di benefici pratici e concreti, con questa soluzione abbiamo risparmiato tutti sul tempo (preziosissimo oggi) e sui costi per gli spostamenti.

Poi, certo, dopo la fase acuta, come tutti, abbiamo ripreso pure noi a incontrare fisicamente i nostri clienti, ma “solo quando necessario”. Anche perché è bello anche avere un rapporto dal vivo con le persone.

Puoi vedere gli strumenti e le funzionalità di Microsoft Teams a questa pagina dedicata (https://www.projest.com/microsoft-teams/).

Un altro strumento nuovo che vale la pena di valutare è il software di collaborazione aziendale che si chiama One Stop App (https://www.projest.com/moxtra-one-stop-app/) – progettato per le aziende più strutturate.

La differenza con Microsoft Teams è che con questa App si possono gestire le relazioni sia interne che esterne all’azienda – quindi anche con clienti e fornitoriin unico portale in versione Web e App virtuale.

L’App One Stop è un portale con tutte le funzionalità delle più moderne applicazioni di messaggistica e collaborazione (gestisce identità, responsabilità e processi di interazione basati su workflow, relazioni con i clienti) che permette di brandizzare l’identità digitale della tua azienda con il tuo marchio e immagine.

Per vedere come funziona dal vivo One Stop App guarda il webinar seguendo questo link (https://attendee.gotowebinar.com/recording/9077990619012017933).

 

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