Come può aiutarti un software assistenza clienti a gestire e a curare la tua più importante fonte di reddito, le persone?

Quanto e come stai curando il customer care? Riesci a tenere traccia dei servizi di assistenza, a gestire eventuali ordini, richieste, contratti e fatture? E con i dati, come siamo messi?

Perché è vero che possono far girare la testa… ma è anche vero che i dati, oggi, fanno girare il mondo.

E non dimentichiamo che è la persona la tua fonte di reddito, ma non solo quando acquista un prodotto fatto e finito, bensì anche quando chiede un servizio di assistenza.

Spesso, invece, capita che proprio nell’assistenza al cliente non si riesca a mantenere una visione coesa della pratica da gestire.

E il rischio è quello di non rispettare i tempi o di incontrare altri intoppi, con la conseguenza di perdite di efficienza e di reputazione, per aver disatteso le necessità del cliente.

Purtroppo, non sempre si fa questo errore intenzionalmente. Le attività da seguire in azienda sono tante, si sovrappongono, e non è semplice stare dietro a tutto.

Un servizio, poi, richiede procedure di lavoro più complesse e strutturate rispetto alla più lineare e “immediata” vendita del prodotto.

Ma non sempre ci si può permettere un ufficio assistenza clienti strutturato, che si occupa solo di accogliere le richieste e gestire le pratiche in corso.

Ecco perché è fondamentale tenersi al passo a livello tecnologico con quegli strumenti che possono agevolare la vita dell’imprenditore, e che infatti sono sempre più protagonisti dell’organizzazione del lavoro.

Le software house che sono più avanti, come per esempio Microsoft, portano in azienda soluzioni ERP con strumenti semplici da gestire, software assistenza clienti capaci di svolgere una serie di funzioni di pianificazione, controllo e notifica di tutto quanto riguarda l’assistenza al cliente.

Vediamo come funziona il modulo del software customer care di Microsoft Business Central.

 

Software Assistenza Clienti dell’ERP Business Central di Microsoft

Tutti siamo anche clienti oltre a essere imprenditori o professionisti. Quindi non dovremmo dimenticare mai che dietro al cliente c’è la persona.

La persona oggi ha un grande potere decisionale e di valutazione, perché grazie a internet può cercare ciò di cui ha bisogno e anche valutare il prodotto o il servizio che ha acquistato.

Questo ha cambiato radicalmente il volto del marketing e delle vendite, e anche il rapporto tra clienti e aziende.

Se vogliamo capire cosa serve oggi per restare vivi e attivi sul mercato, e soprattutto quali passi falsi evitare, conviene guardarsi intorno con occhi curiosi e pronti a imparare nuovi modelli di comportamento.

Non è un caso che proprio le più grandi case IT stiano investendo milioni nelle soluzioni tecnologiche per piccole, medie e grandi imprese.

 

Modulo Gestione Assistenza Clienti di Microsoft Business Central

Come premesso, gestire e tenere traccia dei servizi di assistenza non è sempre facile, anzi tutt’altro.

Ecco perché Microsoft nel suo ERP Business Central ha integrato il modulo per gestire la customer care con una serie di strumenti che agevolano le operazioni degli addetti al servizio.

Gli strumenti supportano le attività di tutte quelle aziende che operano nei settori della distribuzione, riparazione e assistenza nei diversi contesti business e industriali.

Si pensi, per esempio, alle aziende che fanno assistenza e che devono gestire ordini e riparazioni con annessa fornitura dei pezzi di ricambio.

Con il modulo dell’ERP Business Central si possono fare tante operazioni: definire i prezzi, i contratti, gli ordini, l’invio del personale di assistenza e la pianificazione dei compiti.

Si possono automatizzare diverse procedure, tra le quali:

– pianificare le chiamate di assistenza

– impostare ordini di assistenza

– tenere traccia di forniture e pezzi di ricambio

– assegnare il personale di assistenza in base alle rispettive competenze e disponibilità

– creare tabelle di marcia per gli addetti al customer care

– fare preventivi e fatture

– impostare contratti

 

Con la pianificazione dell’assistenza è possibile definire i prezzi dei servizi forniti, specificare dettagli impostando priorità, gli addetti che gestiranno il servizio, inserire informazioni sullo stato degli interventi.

Perché i dati contano. E a proposito dei dati, Business Central fornisce statistiche per capire quanto è stato efficiente il servizio offerto, cosa migliorare e come farlo.

Funzione essenziale per quanto riguarda la gestione dell’assistenza e il rapporto azienda-cliente, quella che permette di creare modelli di contratti di assistenza con i dati del cliente, data di inizio del contratto e periodo di fatturazione.

Sulla base dei contratti creati e degli ordini di assistenza ricevuti, Business Central semplifica la vita agli addetti all’assistenza, che devono seguirne le varie tappe, nell’individuare a colpo d’occhio:

– ordini di assistenza inevasi

– ordini in corso

– ordini conclusi.

 

Richiedi una prima consulenza gratuita, se vuoi saperne di più sul Software Assistenza Clienti Business Central.

Non trascurare il Customer Care, perché ogni singolo cliente è la tua fonte di reddito.

 

Un servizio di assistenza non è solo una fonte di reddito in quanto genera un utile, ma è anche uno strumento di costruzione della tua immagine e reputazione.

Dal modo in cui gestisci il servizio, la persona si farà un’idea di quanto sei affidabile, celere ed efficiente nel soddisfare le sue esigenze, secondo le sue aspettative. Quanto veramente ti importa di loro, e non solo dei loro soldi.

Non pensare solo al ricavo in soldi, ma anche alla cura che metti nel dare ascolto e nel garantire un’assistenza perfetta, per lasciare di te un’immagine di serietà e precisione.

Quante volte capita di leggere recensioni negative su aziende anche grandi che hanno disatteso quelle aspettative… in qualche modo.

La recensione su Facebook o su Google My Business che potresti ricevere da ogni persona che entra in contatto con te, sarà il risultato dell’esperienza vissuta con i tuoi servizi, e costruirà il tuo nome, la tua autorevolezza.

Se l’esperienza è negativa, lascerai un ricordo sgradevole che verrà condiviso da tutti quelli che leggeranno le recensioni sul tuo servizio. E a poco servirà giustificarsi.

Sempre meglio dare una spiegazione che restare in silenzio, certo, ma se le recensioni negative si ripetono, non sarà semplice riparare al danno d’immagine e reputazione.

E oggi non è proprio il caso di perdere terreno anche a causa di una reputazione compromessa… quando invece si potrebbero sfruttare tante ottime soluzioni per restare competitivi.

 

Se stai incontrando difficoltà con la gestione del servizio customer care, ti invitiamo a contattarci per un confronto con i nostri esperti in Software Assistenza Clienti.