Se sei un imprenditore sai bene che oggi gestire un’azienda può essere complicato.

Ecco perché tante piccole e medie imprese che devono mandare avanti le loro attività quotidiane ricorrono a un software aziendale che li aiuti a mantenere il controllo delle attività, a eliminare le cause dei rallentamenti, delle inefficienze e degli sprechi di tempo e soldi.

Diventa urgente trovare una soluzione quando ci si accorge che le cose non stanno andando proprio per il verso giusto.

Ne sappiamo qualcosa, essendo noi stessi imprenditori che ascoltano ogni giorno le richieste delle aziende con una tecnologia arretrata o inadeguata, e che lottano con problemi quali:

  • disorganizzazione
  • incomunicabilità
  • ritardi
  • inefficienza
  • costi eccessivi.

Il problema più grande, a monte di tutto, è quasi sempre legato a una mentalità che fatica ad aggiornarsi a forme più evolute di gestione aziendale.

Ecco perché il consiglio che ci sentiamo di dare è innanzitutto quello di comprendere l’importanza delle nuove tecnologie, per rinnovare un ambiente dove lavorare diventi non solo profittevole ma anche piacevole.

 

Fare impresa oggi richiede una mentalità aperta ai continui cambiamenti

E non potrebbe essere altrimenti come dimostrano anche gli ultimi eventi che per necessità (misure anti-contagio) hanno portato alla trasformazione rapida del lavoro da un modello tradizionale a quello smart, già ampiamente diffuso da anni in altri paesi europei.

La necessità di adeguarsi agli standard più attuali comporta inevitabilmente la revisione delle infrastrutture, per individuare il software aziendale più adatto a gestire le attività sia all’interno che dall’esterno (per esempio, con soluzioni in cloud e con la connettività da mobile).

Fare impresa oggi non è una passeggiata, diciamolo pure, perché c’è molta più competizione in territori dapprima inesistenti, scoperti grazie a Internet e alle tecnologie abilitanti che rendono il lavoro sempre più agile. E chi resta indietro ne paga le conseguenze.

Ciò che fa la differenza è l’atteggiamento mentale dell’imprenditore nel gestire l’azienda.

La mentalità conta forse più della stessa conoscenza che può sempre progredire. Se invece la mentalità resta ancorata a una gestione tradizionale, c’è davvero poco margine di miglioramento e successo.

Il progresso richiede aggiornamento e adeguamento ai continui cambiamenti sociali, economici, tecnologici e normativi.

Fare impresa non richiede soltanto la conoscenza di materie e discipline, intuito, sacrifici, impegno, ma anche una gestione intelligente ed evoluta di tutte quelle attività che formano la spina dorsale di ogni azienda.

Richiede attenzione alle nuove tecnologie ICT per riuscire a mantenere il controllo dei processi aziendali, e di conseguenza a guidare dipendenti e collaboratori con vitalità ed energia, senza cedere all’ansia, alle frustrazioni, allo stress.

 

Quali sono i problemi che l’azienda può risolvere con un software aziendale?

Qualsiasi azienda con problemi di gestione più o meno comuni, o peculiari al suo settore economico, a un certo punto cerca di individuare l’origine delle difficoltà.

E dopo anni di confronti possiamo elencare le “spine nel fianco più dolorose”:

  • lentezza nella gestione dei flussi di lavoro
  • dispersione di dati e documenti
  • difficoltà nella supervisione da parte dei decisori e nella comunicazione tra colleghi e reparti
  • gestione logistica inefficiente
  • gestione contabile e amministrativa.

Raggiunta la consapevolezza necessaria per il cambiamento inizia la ricerca del software aziendale, un passaggio che richiede prudenza prima di tutto individuando le vere cause dei problemi che si vogliono risolvere.

 

Come scegliere il software aziendale?

Sul mercato ci sono tante soluzioni diverse, e si potrebbe pensare che le più complete siano anche le migliori ma non è detto sia sempre vero.

Dipende dall’uso pratico che se ne deve fare in base alle esigenze individuate dopo un’attenta analisi delle criticità. E ogni azienda ha le sue.

Prima di scegliere il software aziendale, infatti, bisogna capire cosa non va e cosa si vuole migliorare, senza strafare con tecnologie che nessuno toccherà mai perché inutili.

Bisogna anche capire quanto sia integrabile la piattaforma:

– se è in grado di scambiare dati con le applicazioni in uso

– se si integra con il mondo Microsoft Office, con ERP aziendali, gestionali e database preesistenti

– se sia fruibile via web e da qualsiasi PC della rete aziendale.

L’esigenza di cambiare strategia, dopo le opportune valutazioni sul software più adatto fra i tanti che si trovano sul mercato, trova riscontro nelle piattaforme che integrano moduli aggiuntivi a seconda delle necessità. 

Una soluzione più conveniente di tante altre perché permette di scegliere soltanto il modulo che è davvero utile

Le piccole imprese pensano di aver bisogno soltanto di moduli per gestire il magazzino e la fatturazione elettronica, ma invece possono avere necessità di passare a una gestione più snella di quei processi solitamente gestiti con carta ed email, che causano sprechi e portano via tempo.

Altre aziende possono invece voler puntare sulla completa digitalizzazione (https://www.projest.com/digitalizzazione-aziendale/) e utilizzare uno di quegli ERP aziendali per gestire tutti i processi.

Per le imprese con tanti dipendenti può essere invece prioritario creare un ambiente collaborativo, automatizzare i flussi di lavoro, centralizzare la gestione documentale, ottimizzare la gestione del personale.

 

Il software aziendale con i moduli aggiuntivi da integrare solo se conviene

Abbiamo riscontrato che per tante aziende la soluzione quasi sempre più congeniale è una piattaforma con funzionalità suddivise per moduli, da aggiungere a seconda dell’esigenza

In questo modo si risparmia sul superfluo, concentrandosi soltanto sugli strumenti più utili al lavoro quotidiano e alle attività da ottimizzare.

Come premesso nel paragrafo precedente, tutto dipende dal tipo di azienda e dalle sue reali esigenze.

Sicuramente per tutte è fondamentale essere sempre organizzati con una strategia che permetta di ottimizzare le spese e il tempo che si investe nelle attività.

Facciamo qualche esempio.

 

Gestione documentale digitale

La gestione documentale dovrebbe essere sempre un modulo di base per la sua indiscutibile utilità, a prescindere dal settore e dalle dimensioni aziendali.

Quello che semplifica tutto in questo caso è un software che gestisce il flusso dei documenti durante il loro processo di creazione, archiviazione, catalogazione e condivisione.

Un software di gestione documentale esegue le operazioni più comuni come:

  • acquisizione dei documenti cartacei via scanner con riconoscimento del testo
  • trasformazione in digitale dialogando con programmi di email e file di applicazione Office
  • catalogazione e archiviazione in un ambiente centralizzato, accessibile mediante profilazione (per mantenere il controllo degli accessi e i diritti sui documenti)
  • ricerca e indicizzazione dei contenuti
  • condivisione rapida.

 
Se prima era quasi necessario stampare tutto, con la gestione digitale si possono archiviare i documenti online, accessibili e condivisibili da qualsiasi luogo.

E ancora, invece di salvare i documenti da condividere, si possono scansionare, trasformare in PDF e archiviare digitalmente con una categorizzazione che rende la ricerca più semplice e veloce.

 

Gestione dei processi aziendali

La gestione dei processi aziendali abbraccia diverse attività dei flussi di lavoro che si possono ottimizzare con un modulo ad hoc, da integrare al modulo base di gestione documentale.

 

Gestione dei processi amministrativi

Anche questo modulo è assolutamente indispensabile. Una corretta gestione dei processi amministrativi, infatti, semplifica le operazioni facendo risparmiare sulle spese esternalizzate.

Un buon software BPM (Business Process Management) deve poter gestire le richieste di acquisto, gli ordini dei clienti, la spedizione della merce e la relativa fatturazione con i processi approvativi di documenti come fatture, contratti, ecc.

Per una dimostrazione live, condividiamo questo video su una tipica gestione del workflow con l’esempio concreto di una fattura. (https://www.projest.com/gestione-workflow-adiuto/)

Per quanto riguarda il processo dell’inserimento delle richieste di acquisto (https://www.projest.com/rda-software-adiuto/), per le aziende più strutturate è fondamentale tener traccia di tutte le spese divise per reparti e per budget disponibile.

Anche in questo caso è utile configurare un workflow approvativo affinché l’ufficio acquisti sia sempre al corrente di tutto: in pratica il dipendente inserisce la richiesta di acquisto che il responsabile deve approvare come spesa da sostenere.

 

Automazione dei processi

L’automazione dei processi può riguardare diverse attività, ma quelle che ricorrono maggiormente nelle aziende riguardano la firma digitale, un tipo di firma elettronica che garantisce autenticità, affidabilità e validità legale ai documenti.

La firma digitale può avvenire dal vivo, da remoto e in mobilità. In ciascuno di questi casi il documento da firmare nasce e resta digitale, risparmiando così sulla produzione della stampa.

Un buon software per firma digitale dovrebbe gestire tutti i tipi di firma elettronica:

  • firma elettronica semplice
  • firma digitale tramite smart card, token o HSM erogate da Certification Authority
  • firma elettronica avanzata – Grafometrica e One Time Password (OTP).

Un’altra delle attività più comuni che interessano le aziende è la gestione della fattura elettronica.

 

La fatturazione elettronica B2B

Dal 1° gennaio 2019 esiste l’obbligo integrale di inviare solo ed esclusivamente Fatture Elettroniche tra soggetti IVA italiani. Ne va da sé che una delle funzioni più utili per le aziende di ogni settore sia proprio quella che permette di gestire la fatturazione elettronica B2B (ciclo attivo e ciclo passivo).

In conclusione, non resta che chiederci se esista davvero un software aziendale che possa operare per moduli così da permettere la scelta di quelli che interessano l’azienda di un settore specifico, o quella che deve risolvere problemi che ancora creano rallentamenti e dispersioni.

Una delle soluzioni che stanno avendo riscontro tra le piccole e medie imprese è il software aziendale Adiuto (https://latuaziendadigitale.com/).

Adiuto è un software con il quale puoi gestire informazioni, dati e processi aziendali, semplice da utilizzare, anche da mobile, con un’interfaccia utente auto-configurante e con tempi brevi di installazione e messa in opera.

 

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