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21 Aprile 2021

Video e tutorial

La gestione di una RDA con il software Adiuto

Come ottimizzare i processi aziendali con un software per gestire le richieste di acquisto (RDA)?

In questo video mostriamo come inserire una richiesta di acquisto con l’utilizzo di un software, completamente personalizzabile in base alle esigenze dell’azienda.

Il sistema consente l’inserimento dei diversi reparti dell’azienda e il budget annuale a disposizione di ogni reparto.

Una volta che la RDA viene accettata dalla persona che ha il ruolo di accettare o rifiutare le richieste, Adiuto automaticamente andrà a diminuire il budget annuale a disposizione, sottraendo la spesa per quel determinato acquisto.

Dotarsi di un software per gestire le richieste di acquisto ha numerosi vantaggi, tra cui:

– Automatizzare le procedure

– Avere una visione completa del budget spendibile per ogni reparto

– Avere un controllo preciso dei fornitori

– Migliorare gli approvvigionamenti

– Visione completa da parte dell’ufficio acquisti (ogni utente autorizzato potrà inserire la richiesta in autonomia)

 

Come gestire le richieste di acquisto

 

La gestione di una RDA con il software Adiuto

 

  1. Cerchiamo richiesta di acquisto all’interno del sistema Adiuto.
  2. Si aprirà un pannello che potrà essere personalizzato in base alle richieste del cliente.Inseriamo per quale anno è questa richiesta. Vediamo che per l’anno 2020 abbiamo associato una serie di settori di acquisti della nostra azienda, ai quali è stato assegnato un budget annuale.L’importo che noi andremo a richiedere per effettuare l’acquisto verrà scalato dal budget totale nel momento in cui verrà approvato.

 

  1. Supponiamo di dover acquistare un macchinario.Inseriamo l’anno e il settore.Il sistema mi darà la visibilità del budget disponibile al momento della richiesta.

    Inseriamo l’importo della richiesta e il fornitore.

 

  1. Vediamo che nella barra in alto, c’è un riquadro “allegati”. Finché non inseriamo un allegato – in questo caso andremo ad inserire un preventivo – non possiamo procedere ad inserire la nostra richiesta di acquisto.Andiamo su allegati e carichiamo l’allegato all’interno del sistema.Inseriamo una descrizione e salviamo il nostro allegato.

    Chiudiamo la richiesta di allegato e procediamo al salvataggio della richiesta di acquisto.

 

  1. Ci sarà qualcuno che dovrà approvare questa richiesta, quindi, alla persona che dovrà approvarla, arriverà una mail.La mail dice, ad esempio, che è stata inserita una richiesta di acquisto di importo di 5000€, il budget disponibile è di 120.000€ e sarà presente il nome dell’utente che l’ha inserita.

 

  1. Andiamo a questo punto a gestire il documento e ad approvarlo.Il sistema mi chiederà di fare il log in.Non appena si effettuerà l’ingresso, il sistema ci chiederà di procedere all’accettazione della RDA.
    Andiamo a vedere, a questo punto, lo stato di questa richiesta.

    Possiamo osservare come la richiesta sia stata accettata ed è stato aggiornato il budget associato a quel documento.

    Se vediamo la richiesta, notiamo che il budget era di 120.000 € annuali, ed è stato approvato con l’importo di 5000€.

    Non abbiamo solo eseguito un processo di approvazione, ma stiamo anche tenendo conto di quanto questo processo influirà sul nostro budget.

    Se andiamo in una nuova richiesta di acquisto dopo aver inserito l’anno, vediamo che nella sezione “macchinari”, il budget a disposizione è diminuito del valore di 5000€.

    A questo punto, se andiamo a ricercare il documento all’interno del sistema, vedremo che è sottoposto ad un processo.

    Abbiamo la visibilità di come il processo sia iniziato, sia stato accettato e possiamo vedere a chi sia stata notificata l’accettazione del documento.

 

  1. Scarichiamo la storia del nostro documento.
  2. Vediamo adesso la sintesi della nostra richiesta di acquisto (documento che possiamo anche scaricare in PDF). Potremo consultare il documento che abbiamo allegato tutte le volte che vorremo.
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