Integrare la Business Intelligence con un ERP

 

In questo post parliamo del perché è sempre più importante integrare la Business Intelligence con un ERP = Enterprise Resource Planning, e di come farlo con i migliori software per l’analisi, l’elaborazione e il report dei dati.

Chi ha un’attività online e vuole farla funzionare, infatti, non può fare a meno di puntare sull’integrazione di ERP e Business Intelligence, un binomio vincente che tante aziende stanno sempre più considerando in un momento critico che impone una svolta decisiva e radicale nel modo di operare.

Già in tempi non sospetti era difficile diversificare la propria offerta, far percepire quella famosa value proposition che non nasce dal nulla, ovviamente, ma da una chiara visione dei propri asset e dalla capacità di penetrare la realtà con il terzo occhio, quello risvegliato dalla conoscenza delle informazioni ricavate dai dati.

Navigare a vista quando altri avanzano con un “pilota automatico” è rischioso perché si affida al caso, o alla pancia dell’imprenditore, il risultato di azioni che invece dovrebbero avere obiettivi ben precisi e concreti.

Grazie ai dati è possibile capire dove sono le opportunità di vendita, conoscere i potenziali clienti, scoprire i competitor e cosa fanno, prevedere tendenze future in base agli asset aziendali, prendere le giuste decisioni.

 

Ormai quasi tutte le aziende lavorano con un ERP ma quante di loro ne sfruttano il vero potenziale?

 

Come sappiamo, un sistema ERP ti permette di gestire e automatizzare tutte le attività legate ai processi di business: dall’amministrazione alla contabilità, dal magazzino alle spedizione, produzione, vendite, rapporti con i clienti.

Gli ERP più moderni nascono in ambienti cloud web-based, con una logica real time che semplifica e velocizza la condivisione e la collaborazione dentro e fuori l’azienda.

E questo, inutile dirlo, aiuta davvero tanto a mantenere un controllo esteso da ogni dove e da ogni device. Non fa più tanta differenza se sei in sede o fuori… in treno o a casa.

Ma la rivoluzione più importante riguarda la possibilità di integrare la Business Intelligence con un ERP, per trarre il meglio dal mix potente di automazione e approccio data-driven.

Prendendo i dati da un ERP e inserendoli all’interno dei software di Business Intelligence è possibile correlare dati e prevenire eventi, prevedere opportunità e criticità, fare interventi concreti sulla scorta delle analisi in tempo reale.

 

Cos’è la Business Intelligence e cosa ci si può fare?

La Business Intelligence rappresenta quell’insieme di competenze, processi e strumenti attraverso i quali raccogliere i dati e ricavarne informazioni di valore. Questa è la definizione più asettica che si possa dare della BI.

In realtà, non è tanto interessante sapere cosa sia, ma cosa ci si può fare. E quindi, è molto più utile sapere che la Business Intelligence permette una serie di analisi in seguito alle quali è possibile:

  • creare e analizzare pattern di possibili reazioni standard a eventi standard. Per esempio: tutte le volte che faccio una promozione del 10% ottengo vendite del 30% in più.
  • fare previsioni finanziarie in base a pattern, elementi ripetitivi e tendenze
  • aumentare la competitività nella propria nicchia con strategie di marketing che nascono dalla conoscenza profonda del mercato, per sbagliare di meno, riuscire dove altri falliscono o dove falliremmo se ci affidassimo al semplice intuito.

Business Intelligence significa analizzare i dati che abbiamo a disposizione, e oggi i dati a disposizione sono tantissimi e provenienti da ogni fonte.

Saperli sfruttare al meglio vuol dire prevedere opportunità, criticità, fattori di rischio (sia per e-commerce che per negozi fisici), pianificare strategie che rispondano a bisogni reali e non presunti sulla scorta di deduzioni infondate.

La funzione della Business intelligence è quella di gestire più dati, incrociarli e correlarli una volta estrapolati e raccolti, per trasformarli in informazioni e input strategici. La BI ci dice cosa è successo, cosa sta succedendo e cosa succederà attraverso l’integrazione di diversi strumenti.

I dati che possiamo analizzare si nascondono nei sistemi e nelle piattaforme che usiamo quotidianamente: 

  • Google Analytics e Search console
  • Database pubblici
  • ERP aziendale, CRM, CMS
  • e negli insight relativi ai risultati derivanti dalle attività di promozione su diversi target.

 

Facciamo esempi concreti

Poniamo il caso di un imprenditore che vuole lanciare un nuovo prodotto sul mercato ma non hai idea di come possa andare. 

La Business Intelligence gli permette di scoprire le reali opportunità di mercato, anticipare scenari e pianificare soluzioni di prezzo, promozione, di analizzare i dati e affidarsi a modelli quantitativi e qualitativi.

 

Come si può sfruttare l’integrazione della Business Intelligence con l’ERP?

In primis, grazie ai moduli di BI si possono fare analisi dettagliate e in tempo reale di dati provenienti non solo dalle piattaforme di gestione aziendale, ma anche dalle PLM (Product Lifecycle Management), piattaforme per gestire il ciclo di vita dei prodotti e, come abbiamo visto, dei dati che provengono dai CRM (Customer relation management).

L’integrazione della Business Intelligence con l’ERP si applica ad aree diverse e complementari:

Prodotti venduti 

  • Analisi dei prodotti venduti per categoria e area geografica
  • I KPI e il trend delle variabili nel tempo
  • Analisi dei margini di guadagno

Comportamento dei clienti e Fatturato

  • Analisi dei clienti del comportamento d’acquisto (numero di ordini, i clienti più profittevoli, quelli che hanno acquistato più di recente, quelli che non acquistano da tempo, ecc)
  • Rendimento più alto per area geografica
  • I prodotti acquistati di più e più spesso
  • Tipologia dei prodotti acquistati e modalità di pagamento.
  • Tasso di crescita del fatturato anno per anno

Produzione e Magazzino

  • Pianificazione acquisto materiali e prodotti
  • Analisi scorte, rotazione di magazzino e spedizioni
  • Analisi efficienza e produttività (rapporto ore lavorate e costo del personale).

L’integrazione con l’ERP permette di impostare KPI (indicatori chiave di prestazione) e parametri di misurazione personalizzati sugli obiettivi aziendali. E sulla base dei dati integrati, di scoprire quelle relazioni causa-effetto spesso sconosciute ma fondamentali.

I KPI si basano sul confronto dei dati e rivelano cosa nel tempo ha funzionato e cosa no, indagano nella specificità del comportamento degli utenti sulla base di alcune variabili, caratteristiche geografiche e demografiche, sesso, età, analisi di redditività.

 

Scopri chi è il tuo cliente e anticipa i suoi bisogni

L’integrazione della BI con l’ERP permette di analizzare i clienti, suddividendoli per segmenti all’interno di un database che ne contiene anche migliaia, per scoprirne i comportamenti e definire delle personas sulle quali effettuare promozioni di marketing mirate, basate sui reali comportamenti di acquisto.

In questo modo è possibile pianificare e/o verificare la correttezza delle attività di marketing, di acquisizione e retention.

 

Le analisi predittive

Sulla base dei comportamenti osservati nel tempo, con la Business Intelligence si possono fare analisi predittive per prevedere, per esempio, i risultati e le risposte a una promozione, oppure le probabilità che si verifichi un evento futuro.

E in questo risiede il potenziale dell’ERP che – grazie alla BI – non comunica più solo cosa sta succedendo, attraverso le analisi descrittive, ma riesce a fare anche analisi predittive.

In base alle analisi predittive è possibile mettere in atto alcune azioni concrete che portano a risultati di valore: diminuire il costo di acquisizione degli ordini massimizzando il tasso di conversione in base all’analisi degli utenti con un più alto numero di ordini registrati, fare strategie di upselling e retention sulla base dei prodotti più acquistati, scoprire quali saranno i prodotti meno venduti.

 

Come scegliere il software di Business intelligence

Come abbiamo visto qualche paragrafo fa, gli strumenti dedicati alla Business Intelligence devono garantire una integrazione di diversi fonti di dati, interne ed esterne, da ERP, CRM o da altre origini.

Come primi elementi da considerare, consigliamo di concentrarsi sulle caratteristiche dell’impresa, sul tipo e sulla quantità dei dati su cui si intende operare, nonché sul budget disponibile.

Una strategia di Business Intelligence va studiata sulla base dei dati che stiamo analizzando e delle ragioni per cui lo stiamo facendo.

Ecco perché l’implementazione della BI dovrà essere customizzata, ossia adattata ai dati disponibili, al modo in cui sono acquisiti e conservati nel database aziendale.

I sistemi di BI si differenziano per alcuni fattori: prezzo, versioni on-premises, capacità di integrazione, velocità di calcolo, supporto nativo per gli algoritmi di analisi e per il data mining ecc.

Fra i migliori – che ci segnala il Quadrante Magico di Gartner, un punto di riferimento autorevole e da prendere come guida alla scelta del software di BI – Microsoft Power BI.

Ma a prescindere dal software che si sceglie, l’integrazione della Business Intelligence con l’ERP deve portare benefici concreti:

  • dare informazioni pertinenti e specifiche visualizzabili attraverso report grafici visualizzabili in dashboard personalizzabili per funzioni e ruoli
  • permettere un’analisi e un monitoraggio in tempo reale per agire quanto più rapidamente possibile
  • automazione dei processi di routine
  • automazione di avvisi notificati dall’ERP (nelle dashboard, per mail o strumenti di Instant Messaging) al determinarsi di una condizione specifica.

La BI integrata con l’ERP permette la gestione proattiva delle criticità, fornendo inoltre tutte quelle informazioni contestualizzate e complete di dati correlati.

Un esempio? L’analisi della gestione scorte… che alle informazioni specifiche su questo singolo focus fornirà anche dati correlati su fornitori, ordini dei clienti e spedizioni. Perché tutti questi elementi sono correlati e possono essere monitorati in tempo reale per anticipare eventuali problemi.

In conclusione,

Come mettere in pratica tutto questo?

Per usufruire del massimo potenziale dell’integrazione di Business Intelligence ed ERP non serve essere Data Scientist. Questo è da premettere al fine di concepire possibile il passaggio dal marketing cieco a quello illuminato, perché basato sui dati.

Quello che serve, invece, è scegliere il software più adatto e poi configurare correttamente le dashboard interattive per ricavarne report e tabelle con gli insight specifici.

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