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21 Aprile 2021

Video e tutorial

La Gestione di un Workflow con Adiuto

Il processo aziendale è l’insieme delle attività tese al raggiungimento di un obiettivo aziendale. Il processo riceve un input, che trasforma, grazie alle risorse aziendali, trasferendo all’esterno l’output.

In questo video mostriamo come, attraverso il software Adiuto, è possibile gestire i documenti durante il loro processo. Nel nostro esempio facciamo vedere il processo approvativo di una fattura, a più livelli.

Un software per gestire i processi aziendali ha numerosi vantaggi:

–  semplifica la gestione delle attività

– ottimizza le attività aziendali

– controlla e monitora i processi, con una maggiore efficienza
– le procedure sono condivise all’interno del team

– è integrabile con gli altri applicativi in uso in azienda, come ad esempio l’ERP

– è disponibile su Cloud

 

Un software per gestire i processi aziendali

 

Un software per gestire i processi aziendali

 

Adiuto non è solo un software documentale ma anche un software per gestire documenti durante il loro processo.

Oggi vedremo come la semplice approvazione di una fattura, che entra nel sistema documentale attraverso Adiuto, come viene gestita a livello di processo.

Step 1

Supponiamo di essere in attesa che arrivi via email una nuova fattura che è stata inserita all’interno del sistema.

Adiuto ci dice che ci sono delle nuove attività. Siamo, quindi, chiamati a valutare la fattura che è stata inserita.

Vediamo i dettagli della fattura, come l’importo del documento e la ragione sociale del nostro fornitore. Possiamo visualizzare il documento oppure sempre direttamente dalla mail possiamo gestire il documento.

Step 2

Entriamo in Adiuto e inseriamo utente e password.

A questo punto vediamo che dobbiamo approvare la fattura che è entrata nel sistema.

Possiamo rivederla in anteprima ed effettuare l’azione di approvazione.

Una volta approvata, la fattura entrerà nel sistema. Cercando nella sezione fatture fornitori vedremo che la fattura risulterà approvata e sarà registrato l’inseritore della fattura.

Nella storia del documento vediamo che l’utente (Barbara) ha approvato la fattura e la notifica di approvazione è stata inoltrata ad una serie di utenti interessati a questa attività.

Tornando nella mail, vediamo come l’approvazione fattura fornitore sia stata trasmessa e risulta approvata da parte nostra.

 

CASO ESEMPIO SPECIFICO

 

Supponiamo che la fattura superi l’importo da noi imposto di 5000€.

  1. Arriverà la notifica di una nuova attività, via email. Vediamo che l’importo di questa nuova fattura supera la soglia da noi imposta.
  2. Gestiamo il documento che risulta essere “in approvazione”.

Una volta approvato vediamo però che il documento non ha terminato il suo processo come nella fattura precedente, ma risulta essere ancora in approvazione per verifica da parte della direzione.

  1. Andiamo quindi a vedere la mail arrivata a Claudia (nome esempio) della direzione.La mail ci dice che ci sono nuove attività, ovvero una fattura in stato di approvazione. Claudia entrerà nel sistema per gestire il documento.Le verrà chiesto se confermare o meno l’approvazione effettuata dal precedente utente.

    Il sistema procederà a gestire la fattura.

 

  1. Se torniamo nella casella di posta vedremo che è arrivato un ulteriore messaggio di approvazione fattura fornitore che ci dice che la seguente fattura è stata approvata.
  2. Andiamo adesso a vedere la scheda del documento, vediamo come Barbara abbia approvato come primo livello la fattura.Poiché il controllo di importo fattura ha evidenziato un importo superiore, siamo dovuti passare ad un’approvazione fattura di secondo livello.A questo punto il sistema invia una notifica di approvazione a tutto il reparto di amministrazione.

 

Conclusione

Questo intero processo è scaricabile in PDF.

Vediamo infatti di cosa si tratta, quando è stato inserito il documento e quando è iniziato il workflow di processo e i vari stati del documento.

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